Ist Ihnen bewusst, dass Inhaber und Geschäftsführer fast täglich eine Straftat begehen?

Trotz eindeutiger gesetzlicher Bestimmungen wird das Thema E-Mail-Archivierung in deutschen Unternehmen, insbesondere in kleinen und mittelständischen Betrieben nur widerwillig angenommen - obwohl dies arbeitsrechtliche und für den Unternehmer steuerrechtliche Konsequenzen haben kann.
 
Das Thema E-Mail-Archivierung ist zwar immer wieder Gegenstand medialer Berichterstattung, in der Praxis ist allerdings häufig nicht klar, was es bedeutet, E-Mails zu archivieren. Die Kunst der revisionssicheren und korrekten Ablage beherrschen nach Aussagen von Fachleuten vor allem im Mittelstand weniger als die Hälfte aller Unternehmen. Im Grunde ist ein Archiv digitaler Nachrichten vergleichbar mit einem Archiv gedruckter Unterlagen.
 

Thema Straftat:

Abgesehen von steuerrechtlichen Sanktionen kann die Verletzung der E-Mail Archivierungspflicht auch strafbar sein, etwa wenn durch eine unzureichende oder gar manipulative Archivierung von E-Mails das Unternehmen vorsätzlich die Übersicht über dessen Vermögensstand erschwert mit dem Ziel, Vermögensbestandteile, die im Falle der Eröffnung eines möglichen Insolvenzverfahrens zur Insolvenzmasse gehören, beiseite zu schaffen oder gar zu verheimlichen (vgl. § 283 ff. StGB) .

Darüber hinaus regelt § 283b StGB, dass eine Verletzung der Buchführungspflicht mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft werden kann.
 
Schließlich hat die Geschäftsleitung aufgrund der strafrechtlichen Garantenpflicht nach § 13 I StGB die Pflicht sicherzustellen, dass aus dem Unternehmen heraus keine Straftaten begangen werden. Diese Pflicht kann die Geschäftsleitung auf einen Compliance Officer des Unternehmens übertragen.
 
Quellennachweis zu diesem Exkurs finden Sie unter:  http://www.it-recht-kanzlei.de/e-mail-archivierung-rechtliche-grundlagen.html

Was für die Ablage von gedruckten Unterlagen gilt, gilt auch für die elektronische Post: es muss die Unveränderbarkeit, Fälschungssicherheit, Transparenz und Rückverfolgbarkeit der Daten gewährleistet sein. Mit entsprechender Software von MASCH Software Solutions ist das gesetzeskonform lösbar.

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Vor allem CM Studio .ECM-SERVER CLOUD mit einem Jahreslizenzpreis von 249,00 € für ein Aktenarchiv und die Archivierung von 3-E-Mail Adressen (zusätzliche Archive und E-Mail-Adressen sind durch Aufpreis möglich) bietet den vollständigen Einstieg in die digitale Archivierung für jedes kleinste Unternehmen.
 

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